Departamentos de Relaciones Publicas

Los departamentos de Relaciones Públicas desempeñan diversas funciones y papeles en las empresas y organizaciones.
El papel en las diversas estructuras de las organizaciones:
George westinghouse fue el primero que creo un departamento de relaciones publicas en su empresa en 1889. su trabajo era relativamente simple en comparación con la combinación de elemento físicos, sociológicos y psicológicos que aplican los departamento actuales.
El concepto de departamento de relaciones publicas también a pasado a constituir un elemento básico en nuestro mundo electrónico actual.
Hoy en día las relaciones publicas están ampliando sus funciones tradicionales, para influir en los niveles mas altos de la dirección.

Importancia en el mundo actual:
Las relaciones públicas ya no se ven como una comunicación unidireccional ni como unja simple publicity, sino como un proceso de negociación y compromisos con una seria de públicos claves.
Según la universidad de Mariland: “las relaciones publicas se encarga de de la construcción de buenas relaciones con los públicos estratégicos”, lo cual exige que los directivos de relaciones publicas sean “directivos de comunicación estratégica, y no técnicos en comunicación”.
Cuando las relaciones publicas ayudan a la organización a crear buenas relaciones, están ahorrando. También ayudan a la organización a ganar dinero al cultivar las relaciones con donantes, consumidores, accionistas y legisladores.
Una buena inversión en relaciones públicas ayudan a la lata dirección a desarrollar su política y su comunicación con adversos grupos. En efecto, se busca una comunicación estratégica, basa en la investigación y bidireccionalidad con los públicos esenciales.
Según Dudley H. Harner, vicepresidente ejecutivo de American Herat Assosacion (AHA): en el sector no lucrativo, así como en sector lucrativo de Amirican, presta especial atención a lo que nuestras audiencias quieren, necesitan, cuales son sus actitudes y lo que esta ocurriendo en organizaciones análogas a la nuestra. La búsqueda, la interrelación y la comunicación de esta información crucial es la función de l profesional de la comunicación.

Importancia de la estructura de la organización:
El papel de las relaciones públicas en una organización suele depender del tipo de organización, de la alta dirección e incluso de la habilidad del director de relaciones públicas.
Para las organizaciones complejas tiende a incluir al departamento de relaciones públicas en su proceso de toma de desiciones. Por ello, otorgan mayor importancia a las conferencias de prensa, a los contactos formales con los medios de comunicación, a la redacción de discursos, y a la asesoría sobre las cuestiones que podrían potencialmente influir en la empresa.
La autoridad y el poder del departamento de relacione publicas son relativamente elevados. Las relaciones publicas forman parte de lo que se conoce como “coalición dominante” y tiene una gran autonomía.
Por el contrario las organizaciones pequeñas, existen pocas presiones del público y no se interesan demasiado por las normativas del gobierno. Tiene una escasa actividad de relaciones públicas y el personal esta relegado a funciones técnicas como la redacción de informes rutinarios sobre la empresa. No tienen influencia apenas sobre las decisiones en la dirección y en la toma de decisiones políticas.
En muchas organizaciones la alta dirección considera que las relacione públicas son una función teórica y altamente periodística.: relaciones con los medios y publiicity en grandes organizaciones mecánicas con poca complejidad, existe cierta tendencia a pensar en las relaciones públicas como una función de apoyo del departamento de marketing.
Estas opiniones limitan seriamente el papel del departamento de relaciones públicas, así como también su poder para participar en el proceso de toma de decisiones directivas y las resolución de problemas. Los relacionista públicos quedan relegados a ser técnicos que simplemente redactan mensajes sin participar en la decisión de lo que hay que comunicar.
Una tercera dimensión que influye en este departamento, viene dada por los antecedentes y preparación de su personal. Un gran número de directivos de relaciones públicos, muchos con formación periodística, escogen un papel técnico por que carecen de una base de investigación, análisis del entorno, resolución de problemas y dirección de estrategias de comunicación globales.
Los medios de comunicación de masas suelen ser los mas efectivos con los públicos estratégicos, sobre todo en la etapa de de creación de relaciones.
Dena Winokur Kinkead considera a las relaciones públicas como una herramienta de dirección estratégica y afirma que: “los asesores tienen que ser capaces de manejar situaciones de crisis, redactar discursos y diseñar una estrategia empresarial con la misma facilidad”.

Nombre de los departamentos:
Un departamento de relaciones públicas suelen tener muchos nombres como por ejemplo: comunicación empresarial o comunicación, relaciones corporativas, asuntos públicos, etc.
Las empresas afirmaron que el cambio se había producido por que el departamento había crecido más alta de la relaciones públicas e incluya actividades como la comunicación con los trabajadores, con los accionistas, la redacción de informes anuales, la relación con los consumidores y las actividades filantrópicas de la empresa.
Según Alfred Geludig: el término de relaciones públicas ha sido utilizado en repetidas ocasiones en tono despectivo por lo que las empresas lo rechazan. También cree que el termino comunicación empresarial es un signo de que los profesionales de relaciones publicas están haciendo mas cosas que antes en la empresa, lo que refleja la integración de los servicios de comunicación.



Organización de los departamentos:
El director del departamento de relaciones públicas puede tener el cargo de director, ejecutivo o vicepresidente. Puede ser responsable de otras actividades como comunicación de marketing y publicidad.
Las relaciones más frecuentes en las grandes empresas son relaciones con los medios, relaciones con los inversores, asuntos relacionados con los consumidores, relaciones con el sector público, relaciones con la comunidad, comunicaciones de marketing y comunicación con los trabajadores.
Una de las empresas más grandes del mundo, General Motors, tiene mas de 300 relacionistas públicos contratados, con una amplia variedad de funciones. Esto no debe confundir al sector sobre el tamaño y el presupuesto de los departamentos de relaciones públicas. Empresas multimillonarias suelen tener departamentos pequeños.
El personal de relacione publicas también puede encontrarse disperso en la organización, por ejemplo en la sección de comunicaciones de marketing en el departamento de marketing. Otros pueden estar como especialistas en comunicación que redactan cartas y folletos.

Funciones de staff y lineales:
La teoría tradicional de la dirección divide a una organización en funciones de líneas y staff.
El staff tiene poca o ninguna autoridad directa. En su lugar influyen de forma indirecta en el trabajo de los demás a través de sus sugerencias, recomendaciones y consejos. Las relaciones públicas constituyen una función del staff, son expertos en comunicación; los directores de línea, incluyendo al director general, dependen de las relaciones públicas para que lleven a la práctica las políticas de la organización.
el departamento recomienda, pero no tiene ninguna autoridad para decidir de manera arbitraria, no puede obligar a la alta dirección sobre la realización de tal evento. Si la alta dirección aprueba la propuesta, el departamento puede ser nombrado responsable de la organización del evento.



Existen diferentes grados de influencia:

Acceso a la dirección: la alta dirección utiliza sus consejos y recomendaciones, se les pide que realicen sobre cuestiones que afectan a toda la empresa.

Niveles de influencia: las funciones de staff de una organización operan con diversos grados de influencia y autoridad. En el nivel mas bajo, la función de staff puede ser exclusivamente de la asesoría.

Fuentes de fricción: la dirección y gestión de la comunicación entre la organización y sus públicos. Sin embargo, otras funciones de staff también pueden verse implicadas en el proceso de comunicación con los públicos internos y externos. Y, casi inevitablemente, se producen fricciones. Las cuatro áreas posibles fricción son las relativas a asuntos jurídicos, recursos humanos, publicidad y marketing.

Asuntos jurídicos: se ocupa de los posibles efectos que pueda tener una declaracion publica en términos de litigios actuales o potenciales. los abogados suelen frustra al personal de relaciones publicas al adoptar las posturas de que cualquier declaración publica puede eventualmente, ser utilizada en contra de la organización en algún proceso legal.

Recursos humanos: departamento de personal. En este caso son frecuentes las arduas disputas por quien es responsable de la comunicación con los empleados. El personal de recursos humanos opina que se debe controlar el flujo de información. Las relaciones publicas discrepan afirmando que no se pueden ejercer unas comunicaciones externas satisfactorias si no se controlan al mismo tiempo las relaciones con los trabajadores.

Publicidad: el departamento de publicidad y relaciones públicas suelen chocar por que compiten por obtener fondos para comunicarse con las audiencias externas. Las diferencias filosóficas también son patentes.

Marketing: tiende a pensar que los únicos públicos claves son los posibles alienes o consumidores potenciales. E cambio el departamento de relaciones públicas define a los públicos de una manera mas amplia: cualquier grupo que pueda tener un efecto sobre las actividades de la organización. Los roces entre ambos departamentos comenzaron en 1990 cuando empezó a abogar el concepto de “comunicaciones de marketing integradas”.


Los relacionistas públicos pensaron que esto implicaría una perdida de autonomía y su papel de asesores en al alta dirección. También suponían que reducirían al personal de relaciones públicas a un papel de técnicos que trabajarían para respaldar las funciones objetivas del marketing.
Al margen de esto, a la conclusión que se llega es que todas las áreas de la organización deben a justar sus actividades a los objetivos estratégicos globales de la organización.

Sugerencias para al alcanzar estos objetivos:

Comités entre las diferente aéreas de la empresa para intercambiar programas y así poder alcanzar un objetivo global de la organización.
Los directores de departamentos deberían tener puestos de responsabilidad análoga.
Todos los directores deben informar al mismo superior, de esta manera se podrán formular una estrategia adecuada.
Los contactos informales y regulares con representantes de otros departamentos ayudaran a disipar divergencias de opiniones, crear comprensión y respeto.
Las políticas deben redactarse por escrito para fijar las responsabilidades de cada departamento.

Tendencia de contratación de servicios externos:
La oportunidad de disponer de recursos que la empresa no posea era la principal razón de esta contratación externa, seguida de la necesidad de complementar al personal disponibles en el momento de mucho trabajo. Las actividades que se contratan del exterior con más frecuencia son: la redacción y las comunicaciones, las relaciones con los medios, la publicity de productos, la estrategia y la planificación y la planificación de eventos.

Empresa de relaciones publicas:
Las empresas de relaciones publicas están en todo país industrializado y en la mayoría de los países en vías de desarrollo.
El alcance de los servicios ofrecidos a los clientes varia, pero existen denominadores comunes, grandes o pequeña, cada empresa asesora y realiza servicios técnicos necesarios para desarrollar un programa previamente acordado.
Estados unidos es el país con mas empresas de relaciones publicas del mundo. De hecho, el comité internacional de la Public Relation Consultancies Assosation revelo en un estudio a escala mundial que los beneficios generados por las empresas estadounidenses “hacen parecer mínimas las de todas las demás zonas”.
Las empresas estadounidenses de relaciones publicas han proliferado proporcionalmente al crecimiento de la economía global. Otro factor que causa el crecimiento de estas empresas ha sido la mayor urbanización, el crecimiento de la burocracia y las regulaciones gubernamentales, los sistemas de comunicación de masas cada vez mas sofisticados, el aumento del consumismo, el comercio internacional y la demanda de mas información, como así también el tremendo crecimiento de Internet lo que hace que haya mas demanda de relaciones publicas en los sectores de alta tecnología, sanitario, financiero, deportivo y el ocio.

Servicios ofertados:
Actualmente se ofrecen los siguientes servicios:

Comunicaciones de marketing: la promoción de servicios o productos. Utilizan herramientas como los comunicados de prensa.
Formación de portavoces para los ejecutivos: los altos ejecutivos deben formarse para realizar actividades publicas, incluyendo apariciones en publico.
Investigación y evaluación: se llevan a cabo encuestas científicas para medir la opinión y la actitud del público.
Comunicación de crisis: se asesora a lata dirección sobre lo que tiene que hacer y decir en una situación de emergencia.
Análisis de los medios de comunicación: se estudia a los medios de comunicación adecuados para dirigir los mensajes específicos a las audiencias claves.
Relaciones con la comunidad: se asesora a la alta dirección para saber como lograr el apoyo del público y del gobierno a proyectos como la creación o ampliación de una fabrica.
Organización de eventos: se planifican y organizan conferencias de prensa, celebridades, competiciones, simposios y congresos nacionales.
Asuntos públicos: se preparan materiales y testimonios para audiencias públicas y agencias reguladoras.
Imagen de marca y de empresa: se ofrecen consejos sobre los programas diseñados para establecer la marca y la reputación de la empresa.
Relaciones financieras: se asesora a la alta dirección de diversos métodos para evitar una OPEA por parte de otra empresa y para realizar comunicaciones efectivas con los accionistas, los analistas de valores y los inversores institucionales.

Alcance global:
Las empresas de relaciones públicas, grandes o pequeñas suelen encontrarse en las grandes áreas metropolitanas. A escalas internacionales, las empresas y sus filiales o sucursales se encuentran en casi todas las grandes ciudades del mundo.-